การจัดทำเอกสารและรายงานทั่วไป (Document and Report Generation)
การจัดทำเอกสารและรายงานทั่วไป ขั้นตอนการจัดทำเอกสารและรายงานเป็นกระบวนการสุดท้ายของวงจรการประมวลผลรายการซึ่งเป็นการผลิตสาระสนเทศออกมาเป็นเอกสารและรายงานเอกสารที่ผลิตออกมาโดยการประมวลผลรายการทางธุรกิจได้อีกอย่างหนึ่งว่าเอกสารประมวลผลรายการ (Transaction Documents) โดยทั่วไปจะมีประเภทหลักๆดังนี้คือ
1 การจัดทำเอกสารให้ถูกต้อง
(Action
Document) การจัดทำเอกสารในลักษณะนี้ผู้จัดทำเอกสารทำให้มีความถูกต้องตั้งแต่แรกเช่นการสั่งซื้อสินค้าจากร้านค้าการสั่งจ่ายเช็คต้องผ่านผู้มีอำนาจของธนาคาร
2 เอกสารสารสนเทศ (Information Document) หมายถึงเอกสารต้องมีการยืนยันแน่นอนตรวจสอบแน่นอนจากผู้เกี่ยวข้องเช่นผู้รับงานขายการยืนยันการสั่งซื้อการออกใบกำกับสินค้าให้ลูกค้า
และการจัดทำหลักทรัพย์
3 เอกสารส่งถึงผู้รับ (Turnaround Document) เอกสารส่งถึงผู้รับนั้นต้องมีชื่อที่อยู่ของผู้รับให้ชัดเจนหรือถ้าสมไม่ถึงให้ส่งเอกสารกับคืนเช่นใบกำกับสินค้าการส่งบัตรเครดิตรหัสบัตรเครดิตและบินต่างๆเป็นต้น
4 การควบคุมรายการ (Control Listing) การควบคุมรายการต้องควบคุมให้ดีเช่นการจ่ายเงินเดือนต้องจ่ายให้กับผู้ที่
ได้ลงทะเบียนไว้หรือมีรายชื่อเท่านั้น
5 รายงานการแก้ไข (Edit Report) ในขณะที่มีการประมวลผลเครื่องจะรายงานข้อผิดพลาดจะต้องรีบทำการแก้ไขโดยด่วนซึ่งสามารถพิมพ์รายงานการแก้ไขออกมาดูได้เมื่อแก้ไขส่วนใดต้องมีการแจ้งรายงานการแก้ไขให้ทราบเช่นหมายเลข
บัญชีผิดข้อมูลผิดเป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น